Ik schreef tot nu toe over: (1) de eerste ronde van fondsenwerving om leefbaarheidsgeld binnen te halen en het overleggen met de gemeente; (2) over vrijwillige inzet (en hoe dat door allerlei financiers als waardevol wordt gezien); (3) over kosten ramen en (4) een dekkingsplan maken; en (5) aanvragen bij vermogensfondsen.
Ik realiseer mij ineens dat een van de belangrijkste onderdelen - een goed projectplan - niet in de koppen terugkomt. Terwijl een goed plan essentieel is. Daarom zet ik het nog maar eens expliciet bovenaan een blogpost neer.
"De basis voor een geslaagde fondsenwervingsactie is een goed plan." Ik zeg het zo vaak, dat het voor mij vanzelfsprekend is. Het begint bij een goed plan.
Bij fondsenwerving voor goede doelen, en als het gaat om een klein of groot project, noemen we dat een projectplan. Bij een plan voor een bedrijf noemen we dat een bedrijfsplan.
"De basis voor een geslaagde fondsenwervingsactie is een goed plan." Wat kan dat nou zoal betekenen? Je kunt een goed plan in je kop hebben (en veel mensen hebben dat, althans daar zijn ze van overtuigd), maar voor fondsenwerving is dat niet voldoende. Je moet het wel kunnen overbrengen aan een ander om ook geld te krijgen ervoor. Overtuigen wil zeggen, de ander raken en zover brengen dat hij of zij doet wat jij nodig hebt (geld geven en/of iets anders doen dan helpt bij fondsenwerving). Je moet het overtuigend kunnen vertellen. En je moet het - in de meeste gevallen - ook overtuigend kunnen opschrijven. Laten we daar maar eens bij beginnen.
Een goed geschreven projectplan
Hoe schrijf je dan een goed plan? Je moet een aantal voor de hand liggende dingen vertellen. Onlangs zette ik voor een klant de belangrijkste koppen voor een projectplan op rij. Met de instructie, schrijf je tekst door telkens een tekst te koppelen aan die kopjes.
Opbouw van een projectplan
Beschrijf de achtergrond en voorgeschiedenis van je plan, de personen en organisaties die meewerken, de belangrijkste doelstelling(en), hoe je die doelstelling gaat bereiken, voor wie het plan belangrijk is, en in hoeveel tijd je het doel gaat bereiken, hoe je het gaat bereiken. En natuurlijk bij fondsenwerving: maak duidelijk en aannemelijk wat het gaat kosten (kostenraming) en hoeveel van dat geld je nog te kort komt. Uit welke bronnen hoop je geld te krijgen? Dat schrijf je op in je dekkingsplan. Als er al geld uit andere bronnen is gekomen, hoe weinig ook, is dat relevant. In het geval van de bouwspeeltuin was er al geld uit een collecte in de wijk; en er was al snel een sponsor gevonden.
Foto: Een goed plan vermeldt wat je doet om het geld ervoor binnen te halen. Een actie van vrijwilligers, zoals hier een collecte, is belangrijk om te noemen. (foto CB)
Kopjes in een plan kunnen zijn:
Context en geschiedenis
Doelstelling (je beschrijft: wat ga je bereiken?)
Doelgroep (je beschrijft onder meer: wie heeft er direct baat bij?)
Partners (wie werken er mee?)
Looptijd
Werkwijze
Kostenraming
Dekking
Wat mis je in dit rijtje?
Grote kans op succes
Wat ik wel gezegd heb, maar niet in een kopje gevat, was: zorg dat duidelijk wordt dat het doel belangrijk is en dat jullie - met je ervaring en professionaliteit en enthousiasme - zeker voor een mooi resultaat gaan zorgen.
Wat je dan uitstraalt, is: "Het plan gaat slagen. Dat kan niet anders. Je kunt nog meedoen....en meedoen is zo simpel..."
Vergeet DE VRAAG niet te stellen!
En vervolgens moet je een duidelijke vraag stellen. Je vraagt om iets wat je nodig hebt. Dat kan zijn geld, maar dat kan ook iets anders zijn. Bij een fonds of sponsor gaat het om geld, een lening, een garantstelling , of middelen. Maar het kan zijn dat je je plan gaat voorleggen aan iemand om heel andere redenen. Wat het ook is, wees helder in wat je vraagt. Stel bij voorkeur één vraag, en niet meer dan één.
Kortom, dan moet je het simpel máken. Als je geld wilt, dan moet je die vraag stellen. "We hebben bedrag X nodig. Zou u bij willen dragen?" Wil je dat iemand je helpt met werven, dan is dat natuurlijk de vraag: "Kunt u ons helpen het bij elkaar te brengen (door...)?" Wil je dat iemand je helpt om een bestuurslid te vinden voor je vereniging? Soms moet je direct op je doel afgaan. Soms mag je het best open houden, noem de dingen die nodig zijn: "Dit is wat we zoal nodig hebben. Kunt u mij adviseren?" Dan laat je het aan de ander over om een gepaste reactie te geven, vanuit diens ervaring, deskundigheid, en visie. Soms krijg je dan advies, maar soms ook een bijdrage. Enzovoorts.
Foto: Een nieuwe super in de buurt schreef een wedstrijd uit om een goed doel in de wijk te steunen. Onze aanvraag won het!
Kansen en risico's
Voor een omvangrijk plan waarin veel geld omgaat, is het belangrijk om ook aan te geven welke risico's er zijn dat het niet lukt. En wat je doet om te voorkomen dat het mislukt. Kijk je in een tiplijst hoe je een bedrijfsplan schrijft, vind je iets dergelijks terug. Men vraagt bijvoorbeeld een analyse van de kansen en bedreigingen, van jouw talenten en valkuilen, van de risico's in de context. Maak duidelijk hoe je eventuele tekortkomingen en gebreken ondervangt; hoe je met risico's omgaat. Wees daar duidelijk in; zorg voor waarborgen dat het project tot een goed einde wordt gebracht. Al die dingen zijn voor fondsenwerving belangrijk.
Inspiratie, passie en realisme
Een goed plan is inspirerend en overtuigend - niet alleen voor jezelf, maar ook voor de ander. Overtuigen wil zeggen dat je niet alleen met passie voor je plan staat (dat helpt), maar dat je aan de ander kunt uitleggen in een bondig betoog dat je plan belangwekkend en steunwaardig is. Steunwaardig is een plan waarbij niet alleen aan goede tijden is gedacht, maar oplossingen voor slechte tijden zijn voorzien. Steunwaardig is een plan dat zowel inspirerend als realistisch is.
Een fondsenwervingsactie is geslaagd als de ander tot de door jou gehoopte actie overgaat (geld geven, bij voorbeeld). Dat je plan goed was, heeft dan geholpen. Dat je organisatie vertrouwenwekkend overkomt is belangrijk. Hoe je dat overbrengt, is een hele kunst. En daarbij kan argumentatiekunde en retoriek (kunst van het overtuigend spreken) van belang zijn. Daarover een andere keer.
Tenslotte: illustraties en foto's kunnen een goede indruk maken in een plan.
Fotomateriaal CB: Op een warme voorjaars- of zomerdag komen veel kinderen genieten van het zwembadje; ook als het er niet goed meer uitziet. Genomen voorjaar 2005.
ANDERE BLOGPOSTS
Fondsenwerving (5) Aanvragen bij vermogensfondsen
Fondsenwerving (4): Zoek dekking!
Fondsenwerving (3) kosten ramen
Geen opmerkingen:
Een reactie posten